Administrasi Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan Prasarana

A.    Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

Menurut Gunawan (dalam Minarti, 2011) “Pengadaan sebagai segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas”.

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

Pengadaan sarana prasarana harus disesuaikan dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga, maupun sumber yang dapat dipertanggungjawabkan hal ini sesuai yang dijelaskan Minarti (2011:259).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

1.              Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2.              Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3.              Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

4.              Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

5.              Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

6.              Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

7.              Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

B.      Permintaan Sarana dan Prasarana

Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras.

Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :

1.              Unit perlengkapan.

2.              Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

3.              Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.

4.              Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.

5.              Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

6.              Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.

7.              Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8.              Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.